Vom Sommerfest bis zum Firmenjubiläum
Sommerfest, Jahresauftakt, Firmenjubiläum oder ein gemeinsamer Abend nach einem intensiven Geschäftsjahr: Für Firmenfeiern gibt es viele Anlässe. Damit sich alle wohlfühlen, sollte die Location zum Ziel, zur Gästezahl und zum Ablauf passen. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte für die Auswahl – von kleinen Teams bis zu Veranstaltungen mit mehreren hundert Gästen.
Welcher Anlass, welches Format?
Bevor Sie Locations anfragen, klären Sie drei Dinge: Wer soll dabei sein, wie viele Gäste erwarten Sie und was soll die Veranstaltung leisten? Bei einem Sommerfest steht der ungezwungene Austausch im Vordergrund, bei einem Kick-off oder einer Produktpräsentation braucht es meist einen klaren Programmpunkt. Ein Jubiläum oder Kundenevent kann beides verbinden. Diese Entscheidung hilft bei Raumgröße, Bestuhlung, Technik und Catering.
| Zeitpunkt | Was ansteht |
|---|---|
| 8 bis 12 Monate vorher | Anlass, Ziel, Budget und ungefähre Gästezahl festlegen; Location anfragen. |
| 6 bis 8 Monate vorher | Termin und Location fixieren; Catering, Technik und grobes Programm abstimmen. |
| 3 bis 6 Monate vorher | Einladungen versenden, Rückmeldungen sammeln und Programmpunkte konkretisieren. |
| 4 bis 8 Wochen vorher | Gästezahl bestätigen; Bestuhlung, Menü, Ablauf und Technik final abstimmen. |
| Letzten 2 Wochen | Ablaufplan prüfen und alle Beteiligten zu Aufbau, Einlass und Zuständigkeiten briefen. |
| Nach der Veranstaltung | Feedback einholen, Abrechnung abschließen und Ideen für das nächste Firmenevent festhalten. |
Beliebte Termine und große Formate sollten Sie frühzeitig anfragen. Wenn Datum oder Wochentag flexibel sind, steigt die Auswahl. Für die Planung hilft ein grober Zeitplan: erst Termin, Budget und Location, danach Programm, Catering und Technik. Die Details können Sie mit der Location abstimmen, sobald Gästezahl und Format klarer sind. Wie Sie eine Firmenfeier Schritt für Schritt planen, lesen Sie in unserer Checkliste für die Planung einer Firmenfeier.
Welche Hallengröße passt zu wie vielen Gästen?
Die Raumgröße prägt die Stimmung. Ein zu großer Raum wirkt schnell leer, ein zu kleiner macht Wege, Buffet und Gespräche mühsam. Achten Sie deshalb nicht nur auf die maximale Kapazität, sondern auch darauf, wie sich der Raum für Empfang, Essen, Präsentation und Tanzfläche aufteilen lässt.
Bis 50 Personen
Für kleinere Teams reicht oft ein Lokal mit separatem Raum oder ein kleiner Veranstaltungsbereich. Hier zählen eine angenehme Atmosphäre, kurze Wege und ein unkomplizierter Ablauf.
50 bis 150 Personen
In dieser Größe sollte der Raum an die Gästezahl angepasst werden können. Ein abgeteilter Hallenbereich, ein eigener Zugang und eine gut erreichbare Garderobe helfen, dass die Veranstaltung geschlossen wirkt und die Gäste nicht in einer großen Halle verloren gehen.
150 bis 500 Personen
Ab hier zählen eine passende Infrastruktur und klare Abläufe: etwa Platz für Bühne oder Präsentation, Ton, Garderobe, Sanitäranlagen und ausreichend Parkplätze. In der ARENA NOVA eignet sich Halle 4 für diesen Bereich – 1.305 Quadratmeter, bei Bankettbestuhlung rund 500 Plätze und erreichbar über das zentrale Foyer. Die Holzdachkonstruktion nimmt dem Raum die typische Hallenoptik.
Ab 500 Personen
Für große Firmenfeiern, Standortveranstaltungen oder gemeinsame Events mehrerer Unternehmen kommen Halle 3 mit rund 800 Plätzen bei Bankettbestuhlung und Halle 1 mit bis zu 1.200 Plätzen infrage. In dieser Größenordnung wird die Veranstaltung zur größeren Produktion: Catering, mehrere Ausgabestellen, Technik, Einlass und Ablauf müssen gut aufeinander abgestimmt sein. Planen Sie dafür ausreichend Vorlauf ein und klären Sie früh, wer die einzelnen Bereiche koordiniert.
Ablauf und Raumaufteilung
Ein guter Ablauf lässt genug Raum für Gespräche und hält die Übergänge kurz. Für viele Firmenveranstaltungen funktioniert eine einfache Struktur:
Gut funktionieren können Live-Musik, eine Fotobox, ein kurzer Rückblick in Bildern, eine Ehrung oder ein Programmpunkt, der zum Unternehmen passt. Entscheidend ist, dass das Programm die Gäste verbindet und nicht den ganzen Abend verplant.
Vorsicht bei Pflichtspielen, Karaoke oder Quizrunden, bei denen alle ungefragt vor Publikum mitmachen sollen. Bieten Sie lieber Aktivitäten an, bei denen Gäste selbst entscheiden können, ob sie teilnehmen möchten.
Catering: was die Location dafür braucht
Flying Buffet, klassisches Buffet oder Menü am Platz – die passende Form hängt vom Ablauf ab. Beim Menü sitzen alle zusammen und der Abend ist planbarer. Ein Buffet bringt Bewegung in den Raum und erleichtert den Austausch, braucht aber genügend Ausgabestellen. Als Richtwert gilt eine Buffetlinie pro 80 bis 100 Gäste, damit Wartezeiten überschaubar bleiben.
Klären Sie vegetarische und vegane Gerichte sowie Allergien frühzeitig. Fragen Sie besondere Ernährungsbedürfnisse am besten schon bei der Anmeldung ab und stimmen Sie die Zahl der Menüs rechtzeitig mit dem Catering ab.
In der ARENA NOVA können Sie zwischen Full-Service-Catering und einer Variante ohne Personalbetreuung wählen. Welche Lösung zu Ihrem Format passt, lässt sich im Erstgespräch klären und wirkt sich auf den Ablauf und das Budget aus.
